Контроль дистанционной работы сотрудников

Главная » Учет рабочего времени » Контроль дистанционной работы сотрудников

В современных реалиях для многих работодателей стали как никогда актуальны вопросы:

— контроль дистанционной работы сотрудников (поскольку руководителю необходимо иметь информацию о том, чем занимаются сотрудники на удаленке),

— организации их рабочего дня в условиях дома,

— эффективности работы удаленно, а также минусы мониторинга.

В своей статье мы собрали всю имеющуюся у нас информацию о том, как организовать контроль дистанционной работы сотрудников и при этом получить максимальный результат.

Контроль дистанционной работы сотрудников и показатели продуктивности подчиненных

Продуктивность – это время, затраченное на выполнение работы (заданий) по отношению к общей продолжительности рабочего дня.

По данным статистики неплохим показателем из положенного полного 8 часового рабочего дня является продуктивная работа сотрудника в течение 3-4 часов. Это составляет 37-50 процентов от общего количества времени.

Организовать рабочий процесс грамотно и повысить продуктивность — значит эффективно использовать рабочее время, выполнить больший объем работы и принести прибыль компании.

Влияние работы дома на продуктивность

Работая в офисе, сотрудник находится в рабочей обстановке, каждый занят делом, здесь практически нет отвлекающих факторов.

Дома же, напротив, уютно, здесь любимое кресло, тапочки, халат и нет необходимости тратить время на поездку до работы. Здесь появляется возможность создания более удобных условий для выполнения работы, что, казалось бы, должно положительно влиять на продуктивность.

В первые месяцы работы в новом режиме (дистанционно), по опросам, проведенным ранее, продуктивность удаленных сотрудников оставалась, такой, как и прежде, а иногда даже увеличивалась. Однако в дальнейшем показатели продуктивности снижались, людям сложнее становилось работать вне социума.

Людям – домоседам работа дома подходит на все 100 процентов. Их продуктивность остается стабильно высокой на должном уровне. Но для общительных людей и тех, кого отвлекают домочадцы, находящиеся в этот период тоже дома, сложно сохранить высокую продуктивность.

Работа удаленно — это сложный процесс и, в общем, как показывает статистика, влияет на сотрудников не самым благоприятным образом.

Поэтому работодателям важно правильно организовать процесс работы с положительным и продуктивным результатом.

4 правила для продуктивной работы дома:

Во-первых, важно четкое расписание (время работы, перерыв на обед), учитывая семейные дела, такие как приход детей из школы (сада), посещение занятий в секциях и кружках. Промежуток времени, когда домочадцы находятся дома, можно использовать, как время перерыва, а пропущенное рабочее время отработать раньше или позже на час. На время дистанционной работы важно определить нерабочие дни (суббота, воскресенье, праздники).
Правило «закрытой двери». Все в доме должны знать, что если закрыта дверь комнаты, то родители работают и не нужно их отвлекать. Также производительность зависит от правильно оборудованного рабочего места.
Сохранение концентрации и самоконтроля. Необходимо убрать из помещения все отвлекающие устройства и вещи.
Работодателям необходимо обеспечить сотрудника оборудованием, инструментами для своевременного и качественного выполнения обязанностей. Покупка ноутбука, программ, аренда серверов — все это окупится за счет экономии на оплату за аренду помещения и оборудования рабочих мест в офисе.

Основные моменты перевода сотрудников для работы на дому

На начальном этапе необходимо выяснить, у кого из сотрудников в личном пользовании имеется ноутбук, компьютер, насколько быстро работает интернет.

Официальный перевод на удаленную работу производится по заявлению сотрудников (с заключением дополнительного соглашения и приказом по компании или предприятию).

Для правильной организации работы на удаленке требуется четкий и заранее обговоренный график. Также важно распределение задач между сотрудниками (как, когда и кому сдаются отчеты), важно сохранение контактов между служащими для выполнения задач.

Программы для контроля дистанционной работы

С целью общения и контроля сотрудников, передачи файлов, управления задачами, устанавливаются специальные программы и сервисы.

Мы расскажем о самых популярных, доступных и простых:

Trello — понятная, бесплатная и универсальная программа, созданная для управления проектами и задачами.

Telegram – мессенджер (стабильный, безопасный сервер, для текстового общения в чатах).

Zoom – программа для организации видеоконференций, видеозвонков.

Google Drive облако — облачное хранилище, где сотрудникам можно хранить фотографии, видео и другие материалы, а также делиться ими (настраивается под любой масштаб).

LanAgent — программа контроля сотрудников (созданная для учета рабочего времени и отслеживания всех их действий).

Это основные программы для организации работы и контроля на удаленке, которые необходимы для управления проектами и всем процессом работы в домашних условиях.

Если все готово для работы, далее нужно решить вопрос: как контролировать сотрудника, работающего дома?

Также нередко возникает вопрос: законно или нет вести мониторинг на удаленке? Как юридически правильно, не нарушая закона, вести контроль работы подчиненных?

Главное при контроле работы дистанционных сотрудников — не затрагивать личную, частную жизнь. При установке системы учета рабочего времени «LanAgent» необходимо провести четкий инструктаж, где будет ясно сказано, какое время будет отслеживаться и описано, какие конкретно действия должен совершать работник. Применение программы контроля должно быть отражено в трудовом договоре или приложении к нему.

Как компании проводят контроль над сотрудниками на удаленной работе

Если рассматривать методы контроля, то можно выделить три различных уровня мониторинга. Среди них нет плохих или хороших, у них просто разные задачи:

Самоконтроль. Можно применять для ответственных работников, которые сами строят свой рабочий день и им нужна просто возможность оценить свою продуктивность.

Они сами определяют, когда запускать и когда останавливать модуль контроля, сами просматривают отчеты. Цель – дать работнику возможность стать эффективнее. Этот вариант также хорош, когда сотрудник получает оплату не за потраченное время, а за результат. Более эффективная работа, быстрее и лучше результат, взаимная выгода и работнику, и бизнесу.

Режим фриланса и доверительного контроля удаленки. Применяется к сотрудникам, если уровень их ответственности не на столько высок, чтобы оставить их без контроля. Также это уровень удобен для удаленных сотрудников, получающих почасовую оплату, но с гибким графиком.

В данном случае «LanAgent» устанавливается открыто, сотрудник включает модуль в начале и выключает в конце рабочего дня. Может самостоятельно регулировать время перерывов, но так, чтобы в итоге получилось нужное количество отработанных часов. Отчеты в итоге поступают руководителю, и он по ним оценивает качество работы и продуктивность сотрудника. Также, по отчетам можно определять размер оплаты (по фактически отработанным часам).

Полный контроль. Чаще всего применяется в тех случаях, когда сотрудники работают через удаленное подключение на своих рабочих компьютерах, находящихся в офисе. Либо им выдается специальный рабочий ноутбук.

Задачи такого контроля: во-первых, вести учет фактически отработанного времени, а во-вторых, обеспечить безопасность служебной информации. Чтобы работник не мог скопировать к себе на домашний компьютер конфиденциальные документы или базу клиентов, например. Разумеется, модуль LanAgent в этом случае ставится именно на офисный компьютер.

При таком мониторинге у сотрудника нет возможности включать и выключать модуль контроля. Но в этом и нет нужды: контроль работы дистанционных сотрудников ведется исключительно за компьютером в офисе (или рабочим ноутбуком). Начинается он в момент удаленного подключения и завершается в момент отключения.

На своем домашнем ПК работник может делать все, что ему захочется. Минус этого варианта в необходимости офисного компьютера, поэтому подходит он в основном для организаций, которые перешли на удаленку временно или частично.

Методы контроля и сам контроль дистанционной работы сотрудников — контроль дистанционной работы сотрудников

Влияет ли мониторинг на работоспособность и состояние сотрудников?

После проведения экспериментов, в ходе которых тестировались разные виды наблюдения за сотрудниками, были сделаны следующие выводы:

— Сотруднику желательно иметь доступ к своим отчетам продуктивности. Так у него будет меньше стресса на тему «вдруг меня посчитают неэффективным» или «вдруг я сегодня недоработал и меня за это накажут». Будет больше прозрачности в расчете оплаты и поощрений/штрафов. Также появится возможность у работника самостоятельно обнаружить и исключить «убийц времени» (соцсети, youtube и прочее).

— Даже минимальный контроль по отношению к работнику не позволяет ему расслабляться и отвлекаться. Это, по сути, помогает приблизить обстановку к офисной.

— Полный контроль рабочих компьютеров тоже воспринимается оправданным, если он не затрагивает домашние ПК сотрудников. У работника есть место для личных дел, которые не касаются руководства. На рабочем компьютере он обязан заниматься только служебными делами. Если же компьютер только один, то отсутствие возможности остановить контроль вызовет стресс.

Таким образом, для разных бизнес задач оптимальным будет свой уровень контроля. Доверительный уровень поможет с учетом рабочего времени и поддержанием эффективности на нужном уровне. Но он не защитит от утечки важной коммерческой информации.

Полный контроль работы дистанционных сотрудников дает и подсчет времени, и безопасность, но может быть применен только к служебному компьютеру.

По назначению, функции «следящего ПО» можно также разделить на три вида:

— Категория «систем учета рабочего времени»

К ней сотрудники относятся лояльно. Она может включать:

статистику по времени активности за ПК,
предоставление руководителю статистики о том, сколько времени работник находился на определенных сайтах и в приложениях,
показ работнику уведомлений о том, насколько продуктивно он выполняет задачи,
подсчет переработок/недоработок,
уведомление руководителя при нарушениях трудовой дисциплины (прогулах, долгом нахождении на непродуктивных сайтах и т.д.)
и другие пункты.

Категория «систем мониторинга» зачастую требует обоснования работодателем необходимости ее применения. Либо введения приказом режима коммерческой тайны.

Эта категория может включать контроль переписки сотрудников по почте и в мессенджерах, копирования ими файлов за пределы компьютера через браузер или на флешку. Также сюда относится удаленный контроль без запроса работника, скриншоты работы за ПК и другие возможности, позволяющие обнаружить попытки выноса важной информации с компьютера.

— Категория «DLP» (системы защиты от утечки) применяется обычно для сотрудников, работающих с конфиденциальной информацией. Кроме функций предыдущей категории может включать блокировки многих действий, например, блокировку подключения устройств, ограничение использования интернет, запись видео с камеры и звука с микрофона.

Для сотрудников, не работающих с секретами компании, этот уровень лучше не применять. Чем больше ограничений, тем сложнее сотрудникам работать. Да и стоимость таких решений значительно выше, чем у предыдущих категорий.

Контроль дистанционной работы сотрудников: правила контроля

Если вы хотите знать, чем занимаются сотрудники на удаленке, то контроль и наблюдение за ним должны соответствовать таким принципам, как:

Прозрачность (сотрудники должны знать, зачем и как за ними ведется контроль).
Предсказуемость – (сотрудники имеют представление о том, что является неисполнением обязанностей и какие последствия их могут ожидать в случае нарушений).
Незаметность (сотрудники знают о слежении за их работой, но не ощущают этого).
Результативность (при обработке мониторинга делаются определенные выводы).
Постоянство (контроль за работниками ведется всегда на одном уровне, он не становится со временем более сильным или слабым).
Эффективность (контроль работы проводится в автоматическом режиме).

Для реализации этих принципов необходима программа контроля сотрудников «LanAgent».

Возможности программы для отслеживания компьютера LanAgent

«LanAgent» является одной из самых лучших в нашей стране систем учета рабочего времени.

Преимущества LanAgent для контроля сотрудников на удаленке:

— При использовании системы LanAgent наблюдение ведется без участия руководителя, можно настроить оповещения о нарушениях трудовой дисциплины.

— Программа «LanAgent» собирает все данные отчетов, активность и эффективность труда сотрудников, помогает оптимизировать график работы, позволяет увеличить продуктивность, справляться со сложными задачами.

— У работодателя есть возможность удаленного доступа к рабочему столу сотрудника.

В период карантина и локдауна наблюдается повышенный спрос к системе «LanAgent», поскольку она позволяет контролировать рабочий процесс из любой точки мира, повышая продуктивность работы организации!