Блог программы LanAgent Знакома ли вам ситуация, когда сотрудники кажутся занятыми работой, активно перемещаются по офису, общаются друг с другом, но общая эффективность остаётся низкой?
Причина проста — скрытая прокрастинация.
Часто руководитель искренне уверен, что его специалисты работают на пределе возможностей, однако реальность оказывается иной: многие подчиненные незаметно оттягивают выполнение задач, занимаясь посторонними делами.
Чем дольше эта ситуация продолжается, тем серьезнее могут оказаться последствия для компании.
Прокрастинация – это привычка откладывать важные дела на неопределенный срок. По сути, сотрудники занимаются любыми второстепенными делами, лишь бы избежать основной работы.
Из-за скрытой прокрастинации страдает качество продуктов и услуг, растут затраты на оплату лишнего времени, падает репутация фирмы. Как следствие, доходы снижаются, а клиенты постепенно обходят компанию стороной.
Причины прокрастинации
- Непонимание, с чего начать
Иногда сотруднику кажется, что задание настолько сложное или непонятное, что проще отложить его выполнение на потом.
Например, представьте себе новичка в отделе маркетинга, которого попросили разработать маркетинговую стратегию для нового продукта. Если у него недостаточно опыта или понимания, как именно подойти к задаче, он может оттягивать начало работы, чувствуя себя неуверенно и боясь ошибиться.
- Скучная и рутинная работа
Некоторые задания включают много однообразных и утомительных действий, которые трудно заставить себя выполнять регулярно.
К примеру, бухгалтеру приходится ежедневно заносить однотипные цифры в таблицы или заполнять бесконечные формы отчетности. Из-за скуки и усталости мозг сопротивляется выполнению таких заданий, предпочитая отвлечься на что-то другое.
- Страх перед большими проектами
Задача кажется огромной и непреодолимой, особенно если речь идет о долгосрочном проекте с большим количеством этапов.
Допустим, разработчику поручили создать новый модуль программы, который требует написания большого объема сложного кода. Перед началом такого проекта человеку бывает сложно даже представить весь масштаб предстоящих усилий, и он инстинктивно пытается избежать стресса, откладывая работу на неопределенный срок.
- Отсутствие мотивации или цели
Когда человек не видит смысла в выполнении конкретной задачи или не осознаёт её важность, мотивация снижается, и начинается затягивание сроков.
- Перфекционизм и страх критики
Страх совершить ошибку или показать несовершенный результат заставляет некоторых сотрудников бесконечно откладывать завершение дела.
Работник боится предъявлять начальству свою работу, пока не доведет её до совершенства, хотя на практике такая перфекционистская установка мешает завершить проект вовремя.
- Неумение расставлять приоритеты
Человек одновременно сталкивается с множеством разных задач, но не способен определить, какая из них важнее и срочнее. Это вызывает путаницу и тревогу, заставляя откладывать решение проблемы.
Например, офис-менеджеру одновременно поступает большое количество заявок на закупку материалов, оформление документов и организацию мероприятий, и он теряется среди множества обязанностей, пытаясь решить всё сразу и в итоге ни одну задачу не доводит до конца.
Таким образом, прокрастинация — это не просто лень, а сложный психологический механизм, связанный с разными факторами, такими как восприятие трудности, отсутствие интереса, боязнь ошибок и сложность выбора приоритетов.
Методы борьбы с прокрастинацией
Чтобы эффективно бороться с прокрастинацией подчинённых, руководству полезно применять следующие подходы:
- Четкое распределение задач
Четко формулируйте задачи сотрудникам, ставьте конкретные цели и устанавливайте реалистичные сроки исполнения. Важно, чтобы каждый понимал, какой именно результат ожидается от него.
- Регулярная обратная связь
Регулярно общайтесь с сотрудниками, узнавайте о ходе выполнения задач, помогайте решать возникающие трудности. Поощряйте открытость и честность в диалоге.
- Создание комфортной рабочей атмосферы
Следите за условиями труда, минимизируйте стрессовые ситуации, поддерживайте доброжелательную атмосферу в коллективе. Люди работают продуктивно там, где чувствуют поддержку и уважение.
- Стимулирование инициативы и мотивации
Поддерживайте инициативу работников, поощряйте активное участие в принятии решений. Давайте позитивную оценку достижениям сотрудников, используйте систему премирования и похвал.
- Повышение квалификации персонала
Обеспечьте доступ к обучению новым знаниям и компетенциям. Профессиональный рост повышает уверенность сотрудников в собственных силах и снижает уровень тревожности.
- Организация отдыха и переключение внимания
Предоставляйте сотрудникам возможности для отдыха и восстановления сил: устраивайте корпоративные мероприятия, выделяйте время на перерывы и физическую активность.
- Оптимизация повторяющихся действий
- Выявление шаблонных операций. Анализируйте рабочий процесс и выявляйте действия, которые сотрудники выполняют многократно и вручную. Например, ввод данных в отчёты, обработка запросов клиентов или подготовка стандартных писем.
- Автоматизация задач. Используйте инструменты автоматизации, такие как макросы в Excel, шаблоны в Word или специализированные программы. Такие решения позволяют значительно сократить время на выполнение простых, но регулярных задач.
- Обучение новых инструментов. Обучите сотрудников работе с инструментами автоматизации. Проведите обучение или организуйте мастер-классы, чтобы работники могли самостоятельно создавать и настраивать автоматизацию процессов.
Пример: бухгалтерия тратила значительное время на подготовку ежемесячных отчетов, копируя и вставляя данные из разных таблиц. Руководитель внедрил использование макросов в Excel, благодаря чему теперь отчёт формируется автоматически, экономя каждому сотруднику около часа рабочего времени.
- Помогаем сотруднику разобраться с задачей
Часто причиной прокрастинации становится незнание, как приступить к выполнению задачи.
Вот как можно поддержать сотрудников:
- Дробление задачи на этапы. Вместе с сотрудником определите последовательность шагов, необходимых для выполнения задачи. Напишите подробный план, укажите промежуточные контрольные точки.
- Назначение наставника. Назначьте опытного коллегу в качестве наставника или помощника, который сможет объяснить детали процесса и поделиться полезными приёмами.
- Проведение инструктажа. Организуйте дополнительное обучение или тренинг по специфическим вопросам, возникающим у сотрудников при выполнении сложных задач.
Пример: новому специалисту отдела продаж дали сложную задачу подготовки презентации для клиента. Руководитель разделил презентацию на блоки, объяснил порядок их составления и предложил готовые шаблоны, что позволило сотруднику быстро войти в курс дела и успешно завершить работу.
И вот тут встаёт важный вопрос: как же своевременно распознать прокрастинацию?
Методы выявления прокрастинации
Традиционно для выявления прокрастинаторов используют различные опросники, регулярные беседы, внезапные проверки, создание жесткого графика и другие механизмы контроля.
Проблема в том, что такие методы редко показывают истинную картину происходящего.
И здесь на помощь приходит современный подход — автоматизированная система мониторинга рабочего времени, которая позволяет в режиме реального времени получать объективную информацию о деятельности каждого работника.
В качестве примера рассмотрим одну из популярных платформ — программу LanAgent.
Что делает LanAgent уникальным решением для предотвращения прокрастинации подчиненных?
Основные возможности программы LanAgent:
Мониторинг экранов. Система позволяет наблюдать за действиями специалистов в любое удобное время. Благодаря этому руководителям предоставляется возможность мгновенно заметить отклонения от рабочего режима, например, излишнюю увлеченность социальными сетями или чтение новостей во время напряженной трудовой смены.
Автоматическая фиксация активности. Каждый раз, когда работник переключается между приложениями или открывает новый сайт, система заносит соответствующую запись в журнал действий. Такой постоянный контроль делает невозможным сокрытие фактов бесполезной траты времени.
Формирование подробных отчётов. Программа генерирует детальные аналитические отчёты, которые отображают продолжительность активного участия персонала в рабочем процессе. Эти отчёты помогают объективно оценивать продуктивность персонала и принимают правильные управленческие решения.
Контроль рабочего времени. Настроенная автоматика фиксирует точное количество часов, потраченных специалистом на выполнение конкретной задачи. Подобная информация полезна не только для определения слабых мест в работе конкретного члена коллектива, но и для планирования дальнейших задач.
Фильтрация посещённых сайтов. Вы можете настроить блокировку потенциально опасных или непродуктивных веб-ресурсов, отвлекающих персонал от работы. Этот простой приём устраняет одну из главных причин прокрастинации.
Настройка мониторинга. Менеджеры имеют возможность самостоятельно определять перечень показателей и настраивать частоту сбора статистики.
Удалённый доступ. Возможностью дистанционного наблюдения удобно пользоваться владельцам бизнеса, которым приходится вести дела вне офиса. Из любой точки мира, где имеется подключение к интернету, можно проверить состояние дел и убедиться, что подчинённые выполняют свои обязанности добросовестно.
Уведомления и предупреждения. Если кто-то из работников регулярно опаздывает или зависает в соцсетях, программа сразу сообщит об этом начальству. Благодаря быстрой реакции можно вовремя исправить ситуацию и уберечь компанию от ненужных потерь.
Эти функции помогают руководителям разобраться, как реально работают их сотрудники, увидеть главные сложности и, конечно, тех, кто прокрастинирует на работе.
Важно подчеркнуть, что установка программы LanAgent вовсе не значит, что вам не доверяют или нарушают личное пространство. Скорее наоборот — это полезный помощник, который поддерживает качественную и профессиональную работу всей команды.
Все собранные данные нужны исключительно для улучшения вашего бизнеса, помогая создать справедливую систему ответственности и вдохновляя членов команды стремиться к высоким достижениям.
Вывод
Внедрение ПО поможет точно узнать, кто реально вкалывает, а кто притворяется занятостью, прячась за монитором.
С программой LanAgent вы получите суперспособность видеть всю правду о каждом дне ваших подчиненных.
Вас может заинтересовать:
Как измерить реальную производительность сотрудников с помощью программ учёта рабочего времени?